Anforderungen an Rechnungen nach § 14c Abs. 2 UStG – Hinweis zu Umsatzsteuer und Haftungsrisiken

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat mit Beschluss vom 19. März 2025 (Az.: XI R 4/22) erneut wichtige Grundsätze zu den Anforderungen an eine Rechnung im Sinne des § 14c Abs. 2 Umsatzsteuergesetz (UStG) und den Haftungsrisiken beim unberechtigten Steuerausweis festgelegt. Dieses Urteil betrifft insbesondere Unternehmen, die im Auftrag Dritter Zahlungen abwickeln und dabei Umsatzsteuer ausweisen.
Im Streitfall hatte eine GmbH für ihre Auftraggeber die Honorarverwaltung übernommen und dabei Honorare an Ärzte im Namen und auf Rechnung der Auftraggeber ausbezahlt. Sie erstellte dafür sogenannte „Abforderungsschreiben“ – Dokumente mit ausgewiesener Umsatzsteuer – an die Auftraggeber. Die Klägerin argumentierte, diese Schreiben seien lediglich Zahlungsanweisungen und keine Rechnungen im Sinne des UStG.

Zentrale Aussagen des BFH-Urteils
Mindestanforderungen an Rechnungen:
Ein Dokument erfüllt die Anforderungen an eine Rechnung im Sinn von § 14c Abs. 2 UStG, wenn es mindestens folgende Angaben enthält: Rechnungsaussteller, (vermeintlicher) Leistungsempfänger, Leistungsbeschreibung, Entgelt und einen gesonderten Ausweis der Umsatzsteuer. Es kann für die Leistungsbeschreibung auf andere Unterlagen Bezug genommen werden.
Berücksichtigung ergänzender Dokumente:
Auch Bezugnahmen auf andere vertragsbezogene Dokumente und zusätzliche Informationen sind bei der Beurteilung, ob eine Rechnung vorliegt, einzubeziehen. Es genügt, wenn die Dokumente im Zusammenhang die abgerechnete Leistung eindeutig und nachvollziehbar beschreiben.
Gefahr des unberechtigten Steuerausweises:
Enthält ein Dokument widersprüchliche oder überflüssige Angaben (z. B. Steuerausweis in einem Zahlungsdokument), die beim Empfänger den Anschein einer abrechenbaren, steuerpflichtigen Leistung erwecken, liegt ein unberechtigter Steuerausweis vor – auch wenn eigentlich keine Leistung zugrunde liegt. In diesem Fall kann das Risiko entstehen, dass der Empfänger unberechtigterweise Vorsteuer geltend macht.
Haftung für Umsatzsteuer:
Derjenige, der eine „Rechnung“ im Sinne des § 14c Abs. 2 UStG erstellt und dort unberechtigt Umsatzsteuer ausweist, schuldet diese Steuer gegenüber dem Finanzamt – unabhängig davon, ob ein materieller Anspruch auf Vorsteuerabzug besteht.
Möglichkeit der Berichtigung:
Die Steuerschuld kann nur durch das Berichtigungsverfahren nach § 14c Abs. 2 UStG wieder beseitigt werden, wenn nachträglich eine Gefährdung des Steueraufkommens ausgeschlossen werden kann. Die Berichtigung ist beim Finanzamt zu beantragen.

Praxishinweise und Empfehlungen
Ausstellung „neutraler“ Zahlungsdokumente:
Achten Sie darauf, dass Zahlungs- oder Abforderungsdokumente im Rahmen der Mittelverwaltung keine gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer enthalten, sofern Sie nicht selbst eine steuerpflichtige Leistung an den Zahlungsempfänger abrechnen.
Leistungsbeschreibung klar gestalten:
Wenn aus organisatorischen Gründen auf andere Vereinbarungen, Bestellungen oder Angebote Bezug genommen wird, stellen Sie sicher, dass die Leistungsbeschreibung eindeutig ist und kein Anlass für einen unberechtigten Vorsteuerabzug entsteht.
Dokumentenprüfung:
Überprüfen Sie Ihre vorgelegten Dokumente darauf, ob durch ihre Gestaltung das Risiko einer unberechtigten Steuerausweis-Haftung entstehen könnte.
Berichtigungsverfahren im Blick behalten:
Im Falle eines versehentlichen, unberechtigten Steuerausweises kann die Berichtigung beantragt werden. Die Zustimmung des Finanzamts ist hierfür erforderlich.

Fazit: Das BFH-Urteil verdeutlicht das hohe Haftungsrisiko für Unternehmen beim Ausstellen von Dokumenten mit ausgewiesener Umsatzsteuer außerhalb klassischer Leistungserbringung. Seien Sie besonders vorsichtig in Fällen, wo Sie Zahlungen für Dritte verwalten und Dokumente erstellen, die an Rechnungen erinnern. Klären Sie im Zweifel vorab mit Ihrem Steuerberater, welche Angaben in solchen Dokumenten zulässig sind.
Quelle: BFH Beschluss vom 19.3.2025 (Az.: XI R 4/22)