Neues BMF-Schreiben zur E-Rechnung

Mit dem Schreiben vom 15. Oktober 2025 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) die Anforderungen an die elektronische Rechnung (E-Rechnung) weiter konkretisiert und geschärft. Damit setzt das BMF einen weiteren Meilenstein auf dem Weg zu einer einheitlichen, digitalen Rechnungsabwicklung in Deutschland und schafft Rechtssicherheit für Unternehmen.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen erfolgt schrittweise: Für Großunternehmen ab 1. Januar 2027, für kleinere Unternehmen (Jahresumsatz unter 800.000 EUR) spätestens ab 1. Januar 2028. Bis Ende 2026 (bzw. 2027 für Kleinunternehmen) bleibt eine Übergangsfrist bestehen, in der auch Papier- oder PDF-Rechnungen zulässig sind, sofern der Empfänger zustimmt.
Eine E-Rechnung muss künftig in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Das Standardformat ist die europäische Norm EN 16931 (z. B. X-Rechnung oder ZUGFeRD 2.x). Einfache PDF-Rechnungen oder E-Mails mit Anhang erfüllen die Anforderungen nicht mehr. Das BMF-Schreiben konkretisiert außerdem die Anforderungen an Inhalt und Aufbau: Alle Pflichtangaben nach den §§ 14 und 14a UStG müssen im strukturierten Teil der Rechnungsdatei enthalten sein, Verweise auf Anlagen oder externe Dokumente reichen nicht aus. Zudem wird die Validierungspflicht für eingehende E-Rechnungen betont: Unternehmen müssen technische und inhaltliche Fehler erkennen und dokumentieren, um Compliance-Risiken zu vermeiden.
Die neuen Regelungen gelten auch für Gutschriften sowie für Branchen mit Sonderregelungen wie Differenzbesteuerung, Reiseleistungen oder Pauschalbesteuerung für Land- und Forstwirte. Parallel arbeitet das BMF an einem Meldesystem für die transaktionsbezogene Echtzeit-Übermittlung von Rechnungsdaten, der nächste Schritt im Rahmen von ViDA (VAT in the Digital Age).
Unternehmen sollten jetzt prüfen, ob ihre ERP- und Buchhaltungssysteme strukturierte Rechnungen im EN-16931-Format erzeugen und empfangen können und ob ihre Validierungsprozesse den neuen Vorgaben entsprechen. Nur so lassen sich Formatfehler frühzeitig erkennen und Compliance-Risiken vermeiden.
Quelle: BMF